Abrechnung und verständliche Auswertungen
Nachvollziehbar aufgebaut, rechtzeitig erstellt und verständlich aufbereitet.
Abrechnungen müssen nicht nur rechnerisch stimmen. Entscheidend ist auch, dass Kosten, Belege und Verteilerschlüssel nachvollziehbar zusammengeführt werden und die notwendigen Unterlagen vollständig vorliegen.
Betriebskostenabrechnungen, Einnahmen und Ausgaben sowie offene Positionen werden deshalb so aufbereitet, dass Zusammenhänge auch später noch verständlich bleiben.
Betriebskostenabrechnung
Umlagefähige Kosten werden erfasst, Verteilerschlüssel geprüft und die Abrechnung nachvollziehbar aufgebaut. Abrechnungsdaten externer Messdienstleister – etwa für Heiz- oder Wasserkosten – werden übernommen und in die Betriebskostenabrechnung eingebunden.
Betriebskostenabrechnungen werden nach einem festen Ablauf vorbereitet und grundsätzlich bis zum 30. September des Folgejahres erstellt – vorausgesetzt, die notwendigen Unterlagen liegen rechtzeitig vor.
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Mieten, Eingänge und Rückstände
Mieteingänge werden laufend geprüft und dem jeweiligen Mietverhältnis zugeordnet. So werden Rückstände früh sichtbar und können nachvollziehbar weiterverfolgt werden.
Dazu gehören unter anderem:
- Erfassung und Zuordnung der Mieteingänge
- Übersicht über offene Posten und Rückstände
- Verwaltung von Mietsicherheiten
- nachvollziehbare Auswertungen zum Objekt und zu den einzelnen Mietverhältnissen
Einnahmen- und Ausgabenabrechnung für Eigentümer
Für Eigentümer werden die Einnahmen und Ausgaben des Objekts nachvollziehbar zusammengeführt und ausgewertet. So bleibt erkennbar, welche Zahlungen eingegangen sind, welche Kosten angefallen sind und wie sich die einzelnen Positionen zusammensetzen.
- Einnahmen und Ausgaben des Objekts
- Zuordnung von Zahlungen und Kosten
- offene Positionen und Besonderheiten
- nachvollziehbare Auswertung für den Eigentümer
Muster als PDF öffnen (1 Seite)
Unklare oder unvollständige Altbestände
Bei einer Übernahme sind Unterlagen und Daten nicht immer vollständig oder eindeutig. Dann wird zunächst geprüft, was vorhanden ist, was fehlt und welche Punkte sinnvoll aufgearbeitet werden können.
Soweit die vorhandenen Unterlagen es zulassen, werden offene Zusammenhänge rekonstruiert und fehlende Zuordnungen geklärt. Wo eine verlässliche Aufarbeitung nicht mehr möglich ist, wird das klar benannt – statt mit geschätzten Werten weiterzuarbeiten.
Prüfung vor dem Versand
Vor dem Versand wird jede Betriebskostenabrechnung auf Plausibilität geprüft. Dabei werden unter anderem Summen, Zuordnungen, Vollständigkeit und auffällige Abweichungen kontrolliert.
Auffälligkeiten und fehlende Unterlagen werden so frühzeitig erkannt und anschließend fachlich geprüft. Digitale Werkzeuge unterstützen die Durchsicht, ersetzen sie aber nicht.
Klare fachliche Grenzen
IVR übernimmt die laufende Verwaltung sowie die dazugehörigen Abrechnungs- und Auswertungsaufgaben rund um das Mietobjekt.
Nicht dazu gehören:
- Steuererklärungen
- steuerliche Gewinnermittlungen
- steuerliche Beratung
- eigenständige Rechtsberatung oder anwaltliche Vertretung
Fragen und Einwendungen aus der laufenden Verwaltung werden selbstverständlich bearbeitet und mit den Beteiligten geklärt. Wenn eine rechtliche oder steuerliche Bewertung erforderlich wird, erfolgt die weitere Abstimmung mit der entsprechenden Fachberatung.
Abrechnung prüfen lassen
Sie müssen nicht die Verwaltung wechseln, wenn Sie zunächst nur eine bestehende Abrechnung prüfen lassen möchten.
Geprüft wird, ob die Abrechnung anhand der vorliegenden Unterlagen nachvollziehbar aufgebaut ist und ob die einzelnen Bestandteile schlüssig zusammenpassen.
Dabei schaue ich unter anderem auf:
- Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen Positionen
- verwendete Verteilerschlüssel
- Übereinstimmung von Summen und vorliegenden Belegen
- auffällige Abweichungen zum Vorjahr oder zu anderen Positionen
- fehlende oder unklare Nachweise
- rechnerische Auffälligkeiten
- ungewöhnliche Veränderungen einzelner Kostenpositionen
- Plausibilität der zugrunde liegenden Daten
Digitale Werkzeuge unterstützen die Prüfung von Summen, Zuordnungen, Abweichungen und möglichen Unstimmigkeiten. Sie helfen dabei, Auffälligkeiten schneller sichtbar zu machen, ersetzen aber nicht die fachliche Durchsicht.
Sie erhalten anschließend eine verständliche Zusammenfassung der festgestellten Punkte und der Bereiche, die aus meiner Sicht noch geklärt werden sollten.
Die Prüfung ist eine sachliche Plausibilitäts- und Unterlagenprüfung. Eine rechtliche oder steuerliche Bewertung ist damit nicht verbunden.
Ihre Abrechnung besprechen
Schicken Sie mir die wichtigsten Eckdaten zu Ihrem Objekt oder eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens. Anschließend melde ich mich telefonisch bei Ihnen.